Construire un cahier des charges en formation continue

Mon billet de la semaine dernière était consacré aux principes pédagogiques incontournables. Cette semaine nous voyons quelques règles pour structurer un cahier des charges de formation continue afin qu’il donne suffisamment d’information pour bien comprendre l’objectif et qu’il permette de différencier et de sélectionner les organismes de formation.

Des cahiers des charges souvent incomplets

Parmi les cahiers des charges que je reçois, je ne vois que rarement des documents me permettant de bien comprendre le contexte et l’objectif recherché par le client.

Pourquoi ? Très souvent, le service formation répond à des demandes internes des métiers. Ces demandes elles-mêmes ne respectent pas de cahier des charges normé et les services formation n’ont pas toujours le temps et les moyens d’aller chercher auprès de ces interlocuteurs les éléments complémentaires qui donneraient plus de sens à leur demande. En conséquence, ils répercutent les demandes en l’état auprès des organismes.

Les éléments que je présente aujourd’hui pourront donc aussi servir aux personnes à la source pour mieux structurer leurs demandes de formation.

Trois questions pour comprendre le besoin

Quand un de mes collaborateurs cherche un intervenant pour une formation, je ne lui réponds jamais tant qu’il ne m’a pas précisé : pour qui ? pourquoi ? pour quand ?

–       Pour Qui ?

Quels sont les participants qui doivent participer à la formation ? Il s’agit de connaître leur fonction en donnant des détails sur ce qu’ils font au quotidien mais aussi leur background, leur niveau de maîtrise initial sur le sujet et si possible l’hétérogénéité de ces niveaux. Si le niveau de maîtrise n’est pas connu, il faut intégrer le besoin de l’évaluer en amont des formations.

–       Pourquoi ?

La question la plus importante : pourquoi faire une formation aujourd’hui ? Il s’agit de décrire ce que les apprenants doivent être capables de faire après la formation qu’ils ne pouvaient pas faire avant la formation et la raison pour laquelle ils doivent acquérir cette capacité.

Il est important de lister des objectifs d’acquisition de compétences (calculer, analyser, décrire, comprendre, faire) et non pas des objectifs d’acquisition de connaissances (savoir, connaître). C’est à l’organisme qu’il revient de proposer les objectifs de connaissances qui sont des moyens pour in fine atteindre les objectifs de compétences.

–       Pour quand ?

Avec cette question nous abordons les contingences matérielles. Les impératifs de format et de durée doivent être connus dès le départ pour prioriser les objectifs à atteindre.

Les réponses à ces trois questions doivent être données en début de cahier des charges. Sinon, on avance à l’aveuglette, donc vers la catastrophe.

J’ajouterais la nécessité de préciser une échelle budgétaire. Il ne s’agit pas de couper court à la phase de négociation mais préciser un budget maximum est une aide précieuse pour éviter d’aller au moins disant ou d’être totalement dans le flou. C’est particulièrement vrai sur les dispositifs elearning.

Les modalités pédagogiques : laissez les organismes être créatifs !

Je ne trouve pas toujours les réponses aux trois questions dans les cahiers des charges que je reçois, en revanche ils contiennent souvent des exigences précises sur la façon de faire de la formation (« intégrer des travaux de groupes », « être centré sur le concret », « être ludo-pédagogique ») et sur la durée de la formation.

C’est un peu comme si un malade allait chez son médecin en précisant dès le départ la posologie qui doit lui être prescrite, sans préciser par ailleurs les symptômes dont il souffre.

Le client doit donner la possibilité aux organismes de formation de proposer les modalités de formation qu’ils souhaitent pour atteindre les objectifs déterminés. Pourquoi imposer une durée fixe ou des modalités pédagogiques dès le départ ?

Evidemment, il doit y avoir une durée maximum ou une approximation, mais il faut que le client fasse confiance aux professionnels de la formation pour lui proposer des modalités adaptées à ses besoins. C’est leur métier !

Organiser les réponses

Après l’exposé des besoins avec nos trois questions, le cahier des charges doit organiser la réponse des organismes en termes de modalités pédagogiques, de façon à faciliter la comparaison et donc la sélection. Nous recommandons de limiter l’espace pour une présentation générale du dispositif à deux ou trois pages, pour ensuite détailler les modalités pédagogiques en rubriques distinctes permettant de décomposer les actions de formation.

Par exemple :

  • les outils et méthodes de différenciation des parcours pour les apprenants en fonction de leurs métiers et de leurs niveaux de maîtrise (si cela est pertinent);
  • le déroulé du parcours dans le temps illustré par un schéma précisant la répartition des actions dans le temps et pour chaque action le format et la durée (Remarque : dans le respect des principes pédagogiques vus dans mon précédent billet le dispositif doit forcément comporter plusieurs actions réparties dans le temps, au moins une action de préparation, une action centrale et une action de renforcement) ;
  • Pour chaque action :

– la durée et le format d’enseignement;

– les objectifs d’acquisition de connaissances;

– un descriptif court de la méthode d’enseignement;

– le type de travail demandé aux participants et le temps consacré à ce travail;

– des exemples de supports remis, utilisés pour le travail, utilisés pour l’animation;

– s’il contient de l’autoformation un lien vers le modules ou des modules équivalents en termes de pédagogie;

– s’il contient une action en présentielle, une présentation des intervenants avec des exemples de réalisation similaires.

  • les modalités pour intégrer les managers des collaborateurs dans le dispositif (amont / pendant / aval du dispositif);
  • les modalités d’évaluation des apprenants en fin de parcours;
  • le type de communication en amont à destination des participants et de leurs managers;
  • le type de compte rendu et de remontée d’information de la part des formateurs vers le service de formation;
  • des références consultables;
  • (…) »

Évaluation

Comment savoir que la formation est une réussite ? Le cahier des charges doit intégrer une demande de métrique pour mesurer le succès de la formation. À l’organisme de proposer l’outil de mesure le plus pertinent selon lui. Examen à froid sur tout ou partie des apprenants ? Indice synthétique à partir de notations à froid des managers, des apprenants et du service formation ? Augmentation de la production ? Ce que propose chaque organisme est très révélateur de sa philosophie de formation. Dans tous les cas, on chassera les simples appréciations de la part des participants.

Conclusion : organiser les réponses mais ne pas les limiter

Il n’y a pas un cahier des charges standard adapté à toutes les situations mais l’architecture de chaque cahier des charges doit répondre aux quelques règles que nous venons de voir et que l’on peut résumer ainsi :

  1. Donner des informations suffisantes pour que les organismes comprennent les enjeux opérationnels de la formation.
  2. Laisser aux organismes de formation de la liberté pour proposer des modalités pédagogiques qui soient innovantes et performantes, la pédagogie est leur métier.
  3. Organiser les réponses pour pouvoir les comparer facilement et obtenir des garanties. N’oubliez pas qu’un organisme qui répond à une demande fait des promesses et que le cahier des charges doit permettre d’obtenir de l’organisme le maximum de garanties sur sa capacité à les tenir… car les promesses n’engagent que ceux qui y croient !

La semaine prochaine, nous parlerons du rôle des managers beaucoup trop rarement mobilisés à la source comme à l’arrivée des formations. Je partagerai une expérience que nous avons réalisée avec un client qui a tout compris sur le rôle des managers pour la réussite de la formation.

Eric Normand

Directeur, Bärchen

www.barchen.fr

e.normand@barchen.fr

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